Fondens forretningsorden

Fondens Forretningsorden

 Denne forretningsorden gælder for bestyrelsen i Fonden Beboerhuset Tøjhushaven, J.V. Martins Plads 3, 8900 Randers C
CVR 26670969

1. Konstituering

Bestyrelsen træder sammen og konstituerer sig selv, herunder valg af formand, næstformand og Kasserer. Konstitueringen kan kun ændres på et bestyrelsesmøde. Valget sker med simpelt stemmeflertal.

 2. Indkaldelse til møde

Bestyrelsen afholder ordinært bestyrelsesmøde fire gange om året. Formanden skal sikre, at bestyrelsen derudover holder møde, når det er nødvendigt, eller når det kræves af et bestyrelsesmedlem eller revisor.

Formanden skal sikre, at alle medlemmer af bestyrelsen indkaldes. Indkaldelse skal ske skriftligt via mail med mindst fjorten dages varsel. Varslet kan dog forkortes, hvis det er nødvendigt af hensyn til en sags hastende karakter.

Indkaldelse til bestyrelsesmøde skal indeholde dagsorden og eventuelt skriftligt materiale, som er nødvendigt for at vurdere og behandle emnerne på dagsordenen.

Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende emner:

1. Gennemgang af referat fra sidste bestyrelsesmøde.
2. Meddelelser fra formanden og kasseren.
3. Udestående emner fra tidligere bestyrelsesmøder,
4. Bestyrelsens oversigt om Fondens stilling og væsentlige begivenheder,
5. Gennemgang af perioderegnskab og -budget,
6. Bestyrelsesformandens rapport om status på strategi og forretningsplan.

Bestyrelsesformand og kasseren fungerer som sekretariat for bestyrelsen.

 3. Afholdelse af møde

Bestyrelsesmøder ledes af formanden.

Bestyrelsesmøder afholdes som udgangspunkt i Remisens lokaler, men kan afholdes et andet sted efter formandens bestemmelse, hvis det skønnes formålstjenligt eller nødvendigt.

Bestyrelsesmøder afholdes som udgangspunkt ved fysisk fremmøde, men kan afholdes skriftligt eller elektronisk efter formandens bestemmelse, hvis det er foreneligt med bestyrelsens arbejde. Ethvert medlem af bestyrelse eller direktion kan dog altid forlange, at der sker en mundtlig drøftelse.

Bestyrelsen mødes mindst 4 gange årligt. Bestyrelsen er beslutnings-dygtig, når mindst 3 medlemmer er til stede. Bestyrelsesmøder skal indkaldes med mindst 14 dages varsel med angivelse af dagsorden over de punkter, der skal behandles på mødet. Mødet indkaldes af formanden, når denne finder det nødvendigt eller når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom.

Et bestyrelsesmedlem kan dog i enkeltstående tilfælde givet et andet bestyrelsesmedlem fuldmagt, hvis det er betryggende henset til de emner, der skal drøftes.

Alle beslutninger i bestyrelsen træffes med simpelt stemmeflertal.

 4. Referat af møde

Formanden sørger for, at der udarbejdes referat af drøftelserne og beslutningerne på et bestyrelsesmøde. Af referatet skal det fremgå, hvem der har ledet mødet, hvem der har deltaget i mødet, hvad dagsordenen for mødet har været, og hvad drøftelserne og beslutningerne i relation til hvert enkelt punkt på dagsordenen har været.

Formanden sørger for, at referat af et bestyrelsesmøde udsendes til bestyrelsens medlemmer i løbet af højst 14 dage efter bestyrelsesmødet.

Et bestyrelsesmedlem, der har været til stede ved et bestyrelsesmøde, og som er uenig i en truffet beslutning, har ret til at få sin mening indført i referatet. Eventuelle bemærkninger til et referat skal meddeles formanden senest otte dage efter modtagelse af referatet.

5. Bestyrelsens opgaver

Bestyrelsen varetager den overordnede og strategiske ledelse af Fonden.

Bestyrelsens opgaver efter § 5.1 indebærer blandt andet, at bestyrelsen skal sikre:

At Fondens virksomhed er organiseret på en forsvarlig måde,

At Fonden til enhver tid har en hensigtsmæssig målsætning, strategi og forretningsplan,

At Fonden og regnskabsaflæggelse foregår på en tilfredsstillende måde,

At bestyrelsen løbende modtager den fornødne rapportering om Fondens økonomi,

At der udarbejdes passende retningslinjer for bestyrelsens arbejde,

1. Bestyrelsen behandler efter behov og mindst én gang årligt følgende emner:
2. Fondens årsbudget og -regnskab,
3. Fondens målsætning, strategi og forretningsplan,
4. Rapportering til bestyrelsen om Fondens økonomi og andre forhold,
5. Gennemgang og eventuelt ændring af Fondens forretningsorden.

 6. Bestyrelsens beslutningskompetence

 Bestyrelsen behandler og træffer beslutning i alle spørgsmål, der efter selskabets forhold er af usædvanlig art eller stor betydning.

Bestyrelsen træffer beslutning om blandt andet følgende forhold:

1. Godkendelse af Fondens årsrapport med forslag til anvendelse af overskud eller dækning af underskud,
2. Godkendelse af Fondens budget for det kommende regnskabsår,
3. Fondens målsætning, strategi og forretningsplan,
4. Væsentlig indskrænkning eller udvidelse af Fondens aktiviteter,
5. Optagelse af eller udvidelse af Fondens eksisterende lån.

 7. Åbenhed og kommunikation

 For Fonden er det vigtigt at arbejdet med udvikling og drift af Remisen bliver tilgængelig for flest mulige.

1. Pressemeddelelser skal være godkendt af fondens bestyrelse.
2. Pressemeddelelser udsendes på fondens brevpapir med logo.
3. Udvalgte informationer vil være tilgængelige på ”remisen-randers.dk” og Remisens facebookside.

I forbindelse med henvendelser fra byråd, forvaltning eller presse er det bestyrelsesformanden der udtaler sig på Fondens vegne. I tilfælde af fravær påhviler det næstformanden.

 8. Andre bestemmelser

Forretningsordenen træder i kraft på den dato, der er anført nedenfor, og underskrives af alle bestyrelsens medlemmer. Forretningsordenen skal særskilt underskrives af alle bestyrelsesmedlemmer, der indvælges efter ikrafttrædelsesdatoen.

Således vedtaget den 24.05.2016